Hitta hit:
T-bana: Universitetet
Frescativägen 40

Ordinarie öppettider:
Tisdag-söndag 10-18

  • Huvudmeny

Begär allmänna handlingar

Beskrivning av Naturhistoriska riksmuseets allmänna handlingar m.m. enligt 4 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

Den här beskrivningen av allmänna handlingar har upprättats i enlighet med 4 kap. 2 § offentlighets- och sekretesslagen. Syftet med beskrivningen är att underlätta sökningen av allmänna handlingar. De viktigaste bestämmelserna kring utlämnandet av allmänna handlingar på myndigheten återfinns i Naturhistoriska riksmuseets arbetsordning (dnr 1.1-566-2018). Information om myndighetens arkiv lämnas i myndighetens arkivbeskrivning (dnr 2.1- 98-2017).

Myndighetens organisation och verksamhet

Naturhistoriska riksmuseet är en myndighet under kulturdepartementet. Enligt förordning (2007:1176) med instruktion för Naturhistoriska riksmuseet har myndigheten bl.a. till uppgift att främja intresset för och kunskapen och forskningen om universums, jordens och livets uppbyggnad och utveckling, biologisk mångfald, människans biologi samt miljö och landskap. Myndigheten ska verka för att dess verksamhet ska vara en angelägenhet för alla människor i samhället.

Naturhistoriska riksmuseet leds av en överintendent som är myndighetschef. Verksamheten är organiserad i tre avdelningar; avdelningen för forskning och samlingar, avdelningen för lärande och avdelningen för verksamhetsstöd.

För ytterligare information om Naturhistoriska riksmuseets uppdrag och organisation hänvisas till förordning (2007:1176) med instruktion för Naturhistoriska riksmuseet.

Sökmedel för allmänna handlingar

I Naturhistoriska riksmuseets diarium, Ciceron Classic, registreras de allmänna handlingar som inkommit till eller upprättats vid museet.

Handlingar i myndighetens upphandlingsärenden registreras i upphandlingsverktyget TendSign.

Från och med den 1 januari 2013 har verksamhetsbaserad arkivredovisning införts vid Naturhistoriska riksmuseet. Klassificeringsstruktur för Naturhistoriska riksmuseet (dnr 14-256/2011) används för att klassificera handlingar som ska arkiveras vid Naturhistoriska riksmuseet. Klassificeringsstrukturen används även för att klassificera handlingar som ska diarieföras. Istället för att som tidigare klassificera handlingar som ska diarieföras utifrån dossiénummer klassificeras dessa handlingar nu utifrån processnamn (se Klassificeringsstruktur för Naturhistoriskariksmuseet). Detta gäller för handlingar inkomna till eller upprättade hos Naturhistoriska riksmuseet från och med 1 januari 2013.

Naturhistoriska riksmuseets diarie-och dossiéplan används för återsökning av ärenden inkomna till eller upprättade hos Naturhistoriska riksmuseet under perioden 1 mars 2005 - 31 december 2012.

Pågående diarieförda ärenden upprättade hos eller inkomna till Naturhistoriska riksmuseet som inte är avslutade per den 31 december 2012 kommer att avslutas på ett nytt diarienummer enligt gällande klassificeringsstruktur för Naturhistoriska riksmuseet. Detta gäller handlingar inkomna till eller upprättade hos Naturhistoriska riksmuseet från och med 1 januari 2013.

Vid rekrytering av personal använder Naturhistoriska riksmuseet rekryteringsverktyget VISMA RECRUIT, i vilket ansökningshandlingarna återfinns. I diariet registreras personalbehovsanmälan, annons, kopia på anställningsbeslutet samt registerutdrag över vilka som har sökt tjänsten.

Naturhistoriska riksmuseet använder ekonomisystemen AGRESSO och VISMA PROCEEDO. I registren lagras adressuppgifter om kunder och leverantörer, tidpunkt för utbetalning, kontonummer, belopp med mera.

Vid hantering av personaladministration används för närvarande systemet Palasso, som bl.a. lagrar uppgifter om de anställda såsom adress, lön, ledigheter och reseersättningar. Naturhistoriska riksmuseet kommer under hösten 2019 att övergå till lönesystemet Primula.

För arkivredovisning används arkivredovisningssystemet Visual Arkiv.

Tekniska hjälpmedel för sökning av allmänna handlingar

I diariet kan sökningar göras i enlighet med sökfunktionen i systemet. Enskilda kan vända sig till myndighetens registrator för sökningar i diariet.

Kontaktinformation för ytterligare upplysningar

Närmare upplysningar om Naturhistoriska riksmuseets allmänna handlingar och sökmöjligheter kan lämnas av museets registrator eller arkivarie.

registrator@nrm.se

Telefon till växel: 08-519 540 00

Bestämmelser om sekretess i Naturhistoriska riksmuseets verksamhet

Som utgångspunkt är allmänna handlingar offentliga. Handlingarna är dock i vissa fall hemliga, dvs. det gäller sekretess för uppgifterna i handlingarna enligt bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Som exempel på de bestämmelser om sekretess som Naturhistoriska riksmuseet vanligen tillämpar kan nämnas:

  • 19 kap. 3 § OSL, sekretess till skydd för det allmännas ekonomiska intressen och s.k. upphandlindssekretess
  • 20 kap. 1 § OSL, sekretess till skydd för intresset av att bevara djur- eller växtart
  • 21 kap. 1-3 §§ OSL, sekretess till skydd för uppgift om enskilds personliga förhållanden, t.ex. hälsotillstånd och sexualliv samt uppgift om förföljda/hotade personer.
  • 21 kap. 7 § OSL, sekretess vid behandling i strid med dataskyddsregleringen
  • 24 kap. 5 § OSL, sekretess till skydd för enskild inom forskning och statistik
  • 31 kap. 16 § OSL, sekretess till skydd för enskild i annan verksamhet med anknytning till näringslivet
  • 31 kap. 12 § OSL, sekretess i uppdragsverksamhet
  • 39 kap. 1-3 §§ OSL, sekretess till skydd för enskild i personaladministrativ verksamhet

Uppgifter som Naturhistoriska riksmuseets regelbundet inhämtar eller lämnar till annan

Naturhistoriska riksmuseet hämtar uppgifter från eller lämnar till bl.a. andra myndigheter och allmänheten på olika sätt och vid olika tidpunkter. Uppgifter inhämtas och lämnas t.ex. ut i samband med olika upphandlingsärenden. Därtill hämtas även uppgifter regelbundet in inom den personaladministrativa verksamheten för kontroll av t.ex. anställdas adressuppgifter.

Försäljning av personuppgifter

Naturhistoriska riksmuseet har inte rätt att sälja personuppgifter.