Samlingsdatabasen vid enheten för evertebratzoologi
Vid enhetenn för evertebratzoologi påbörjades den digitala katalogiseringen av samlingen 1997. Katalogsystemet är en tillämpning av relationsdatabasprogrammet Filemaker Pro (f.n. version 7.0) och är speciellt anpassat efter de krav som vår samling ställer och kan förändras vid behov. Systemet består av två separata kataloger, en typkatalog för typmaterial och en huvudkatalog för icke-typer. Båda katalogerna är länkade till en taxonomisk databas som innehåller ett minimum av taxonomisk information för att underlätta sökningar. Denna taxonomiska databas inkluderar synonymlistor som gör det möjligt för användaren att hitta en art utan att behöva veta dess aktuella (vetenskapliga) namn. Dessutom behöver etiketterna inte bytas ut när en art byter namn eftersom databasen känner igen föremål med olika, men synonyma namn. Lokaldata registreras i en separat databas som är länkad till både typ- och huvudkatalogen. På detta sätt behöver man skriva in lokaldata bara en gång och kan sedan m.h.a. en relation enkelt plocka in informationen i så många katalogposter som man vill. Eftersom en stor del av vår samling har samlats in under expeditioner som oftast gav ett stort antal (ofta flera hundra) djurarter från samma lokal sparar denna teknik mycket tid vid registreringen av föremålen.
Utöver denna grundinformation om föremålen tillåter systemet registrering och koppling av litteraturreferenser i en relaterad litteraturdatabas. Ytterligare två databaser innehåller information om historiska expeditioner som samlade in en del av våra föremål samt information om forskare och andra personer som var verksamma vid sektionen för evertebratzoologi. Båda dessa databaser kan nås inifrån katalogsystemet och de är kopplade till lokal- och litteraturdatabasen.
Katalogsystemet skriver ut ett stort antal typer av etiketter och rapporter för olika ändamål. Det är möjligt att söka efter fria kombinationer av samtliga typer av information som är inlagd i databasen. Ett antal personer har tillgång till databasen i ett blandat nätverk med både PC och Macintosh datorer. Vid slutet av 2005 var ungefär 80.000 av våra ca. 600 000 föremål registrerade digitalt. Dessa registrerade poster härstammer från ett begränsat antal arter och lokaler. I katalogiseringsprocessen ingår att experter kollar artbestämningen och vi letar upp lokaldata och övrig information så långt som är möjligt. Detta arbete är tidskrävande eftersom särskilt de många äldre föremålen är dåligt dokumenterade, samtidigt som vårt mål är att säkra en hög kvalitet på de data som finns i katalogen. Av samma anledning koncentrerar vi våra begränsade resurser på att registrera i första hand alla nyförvärv i den digitala katalogen. Äldre föremål förs över successivt när de lånas ut och bearbetas av experter. Eftersom vi idag inte kan publicera typkatalogen på Internet erbjuder vi som en ersättning för en typkatalog (på engelska) en lista över auktorer av typer i vår samling. Forskare är välkomna att kontakta vår samlingsansvariga Karin Sindemark för information om samlingen.
Katalogsystemet inkluderar även en lånehantering som är länkad till både typ- och huvudkatalogen där det syns om ett föremål är utlånat eller på plats. Lånesystemet skriver automatiskt ut låneblanketter och påminnelser samt kan hålla kontroll på vilka lån som lånetiden har gått ut för. En lånehistoria om varje föremål sparas i systemet.
Katalogsystemets struktur vid tidpunkten för publicering av denna webbsida presenteras på schemat nedan. För mera detaljerad information kontakta databasadministratören Sabine Stöhr.
Sedan augusti 2004 är databasen sökbar via GBIF.
Skriv ut
